La nueva Ley de Protección de Datos Personales en Chile exige una transformación operativa. El reto es pasar de procesos manuales a flujos trazables que aseguren el cumplimiento y la escalabilidad.

La nueva Ley de Protección de Datos Personales en Chile está obligando a muchas empresas a revisar procesos que durante años funcionaron de manera manual, fragmentada o poco trazable.

Y aunque el tema suele abordarse desde una mirada jurídica, el impacto real va mucho más allá del área legal.

Hoy, el cumplimiento normativo también afecta directamente la operación eCommerce, la gestión omnicanal, los procesos de atención al cliente, el manejo de inventario, la logística y la administración de datos en múltiples plataformas.

Porque cada vez que una empresa captura datos desde un marketplace, un formulario, una integración, una tienda online o un sistema de atención, también adquiere la responsabilidad de resguardar, gestionar y eventualmente eliminar esa información de forma correcta.

El problema es que muchas compañías todavía operan con:

• Datos distribuidos en múltiples sistemas.

• Procesos manuales.

• Solicitudes gestionadas por correo.

• Poca trazabilidad.

• Baja visibilidad operativa.

• Escaso control sobre cómo circula la información.

En ese contexto, el desafío es cumplir la ley y lograr hacerlo sin volver más lenta la operación.

Desde Lemontech, partner de Multivende y especialistas en soluciones legaltech para Latinoamérica, el foco está justamente en resolver ese problema: transformar procesos complejos y manuales en flujos trazables, centralizados y gestionables.

¿Qué es la nueva Ley de Protección de Datos y por qué impacta tanto a las empresas?

La nueva normativa busca fortalecer los derechos de las personas sobre sus datos personales y aumentar las exigencias hacia las empresas que recopilan, almacenan o utilizan esa información.

Eso incluye datos obtenidos desde:

• eCommerce.

• Marketplaces.

• Formularios.

• Campañas de marketing.

• CRMs.

• Sistemas logísticos.

• Plataformas de atención.

• Integraciones omnicanal.

En términos simples, la ley obliga a las empresas a poder responder preguntas como:

• ¿Qué datos personales almacenamos?

• ¿Dónde están estos datos?

• ¿Quién tiene acceso?

• ¿Cómo se usan?

• ¿Cómo se eliminan?

• ¿Cómo demostramos que cumplimos correctamente?

Y ahí aparece uno de los grandes problemas operativos actuales: muchas compañías simplemente no tienen esa trazabilidad.

📌 Te puede interesar: Nueva ley de protección de datos en Chile: qué cambia realmente para tu eCommerce y cómo adaptarte.

El problema es la gestión manual

Uno de los insights más interesantes que comparte Lemontech es que gran parte del riesgo no viene únicamente de la normativa, sino de cómo las empresas administran internamente sus procesos.

Porque cuando la información se mueve entre:

• Correos

• Planillas.

• Chats.

• Aprobaciones manuales.

• Múltiples sistemas desconectados.

Empiezan a aparecer problemas difíciles de controlar. Por ejemplo:

• Solicitudes que se pierden.

• Tareas sin responsables claros.

• Plazos incumplidos.

• Poca visibilidad sobre el estado de un proceso.

En empresas con operación omnicanal y múltiples integraciones, este problema crece aún más, y cuando un cliente solicita eliminar sus datos o acceder a su información, comienza un trabajo manual que muchas veces no está preparado para escalar.

¿Qué son los derechos ARCO o ARSO?

Uno de los conceptos más importantes de esta nueva ley son los derechos de los titulares de datos.

Esto significa que cualquier persona puede solicitar con respecto a sus datos personales:

• Acceso.

• Rectificación de ellos.

• Eliminación.

• Oposición.

• Suspensión de su uso.

• Por ejemplo:

Un cliente puede pedir que una empresa elimine completamente sus datos de marketing y deje de utilizar su información para campañas.

El desafío operativo aparece cuando la empresa debe:

1. Identificar dónde están estos datos.

2. Coordinar distintas áreas.

3. Ejecutar la eliminación.

4. Registrar evidencia.

5. Responder dentro de plazo.

Si cualquiera de esos pasos falla, la compañía puede exponerse a multas, problemas reputacionales y riesgos regulatorios.

📌 Conoce más sobre los Derechos ARCO.

 

Por qué esto impacta directamente la operación eCommerce

Muchas veces se piensa que la protección de datos es un tema exclusivamente legal. Pero en la práctica, afecta directamente la operación diaria.

Por ejemplo, una empresa eCommerce puede tener datos personales en:

• Plataformas de marketplaces.

• Herramientas de automatización.

• Sistemas de logística.

• Operadores de despacho.

• Integraciones omnicanal.

• Sistemas de inventario.

• CRMs comerciales.

• Plataformas publicitarias.

Eso significa que una solicitud simple puede transformarse rápidamente en un problema operativo complejo.

Además, cuando la operación crece, también crece:

• La cantidad de datos.

• La cantidad de sistemas.

• La cantidad de usuarios involucrados.

• La posibilidad de errores manuales.

El problema es que muchas empresas siguen gestionando estos procesos con lógica administrativa y no con una estructura escalable.

Señales que muestran que una empresa no está preparada

Hay ciertos síntomas que suelen repetirse cuando una organización todavía no tiene control real sobre sus procesos de compliance y tratamiento de datos.

1. La información está dispersa

Si distintas áreas manejan datos en sistemas separados y no existe visibilidad centralizada, el riesgo operativo aumenta rápidamente.

2. Todo depende de personas específicas

Cuando solo ciertas personas saben cómo ejecutar procesos críticos, la operación se vuelve frágil. Licencias, rotación o cambios internos pueden generar pérdida de continuidad y trazabilidad.

3. Las solicitudes se gestionan manualmente

Correos, mensajes internos y seguimiento manual suelen generar:

• Atrasos.

• Errores.

• Falta de evidencia.

• Pérdida de información.

4. No existe claridad sobre responsabilidades

Muchas veces nadie sabe exactamente:

• Quién debe ejecutar una tarea.

• Quién valida.

• Quién responde.

• Quién mantiene evidencia.

Eso genera cuellos de botella invisibles.

Qué pasa si este problema no se resuelve

El impacto además de ser legal, afecta:

• Eficiencia operativa.

• Experiencia del cliente.

• Capacidad de escalar.

• Reputación.

• Continuidad operacional.

En operaciones digitales complejas, los procesos manuales terminan generando fricción constante.

Y mientras más canales, marketplaces e integraciones tiene una empresa, más difícil se vuelve mantener control.

Además, la nueva ley introduce un riesgo financiero importante: Según lo compartido por Lemontech, las multas pueden llegar a cifras cercanas al millón de dólares dependiendo de la gravedad del incumplimiento.

Pero incluso antes de una multa, aparecen otros costos:

• Horas operativas.

• Retrabajo.

• Incidentes.

• Pérdida de confianza.

¿Cómo ayuda Lemontech con su producto LemonFlow a ordenar este escenario?

Desde LemonFlow by Lemontech, el enfoque está puesto en transformar procesos manuales en flujos estructurados y trazables. La plataforma permite:

• Centralizar solicitudes.

• Asignar responsables.

• Controlar plazos.

• Automatizar tareas.

• Mantener evidencia.

• Visualizar estados.

• Generar reportería.

Uno de los puntos más interesantes es que el sistema no funciona únicamente como almacenamiento documental.

Lo que hace es organizar el flujo completo de trabajo.

Por ejemplo, si una persona solicita la eliminación de sus datos, la plataforma puede:

1. Generar el flujo.

2. Asignar tareas a las áreas involucradas.

3. Registrar avances.

4. Mantener trazabilidad.

5. Guardar evidencia de cumplimiento.

Eso reduce significativamente el riesgo operativo.

El rol de la IA en compliance y protección de datos personales en Chile

Otro punto relevante es cómo LemonFlow utiliza inteligencia artificial para facilitar procesos complejos. Algunas de sus funciones son:

• Identificar normativas aplicables.

• Sugerir riesgos.

• Proponer tareas.

• Estructurar flujos.

• Construir registros de tratamiento de datos.

Esto es especialmente útil para empresas que todavía no tienen completamente mapeados sus procesos internos.

En lugar de partir desde cero, pueden acelerar la implementación y disminuir trabajo manual.

El impacto operativo de automatizar compliance

Según datos compartidos por Lemontech, empresas que utilizan LemonFlow han logrado:

40% menos trabajo manual en gestión normativa.

70% menos riesgo jurídico y exposición a multas.

Resolución de incidentes 3 veces más rápida.

Esto muestra que el problema ya dejó de ser exclusivamente jurídico. Hoy el compliance también necesita:

• Tecnología.

• Trazabilidad.

• Automatización.

• Integración.

• Visibilidad operativa.
  
  

Cómo empezar a prepararse desde ahora

Muchas empresas todavía ven la nueva ley como un problema futuro. Pero en la práctica, prepararse requiere tiempo.

Especialmente en organizaciones con:

• Múltiples canales de venta.

• Operación omnicanal.

• Integraciones complejas.

• Grandes volúmenes de datos.

Un buen primer paso es identificar:

• Qué datos existen.

• Dónde están almacenados.

• Qué sistemas participan.

• Qué áreas intervienen.

• Qué procesos siguen siendo manuales.

Después de eso, recién se puede construir una estrategia realmente escalable.

FAQ

¿Qué es LemonFlow?

LemonFlow es un software de gestión legal y compliance desarrollado por Lemontech. Permite centralizar procesos, automatizar flujos de trabajo y gestionar tareas relacionadas con normativas, incidentes y protección de datos.

¿Por qué la nueva Ley de Protección de Datos afecta a eCommerce y marketplaces?

Porque las operaciones digitales manejan grandes volúmenes de información personal provenientes de marketplaces, tiendas online, logística, marketing e integraciones omnicanal. La ley obliga a controlar y resguardar correctamente esos datos.

¿Qué pasa si una empresa no puede demostrar cómo gestiona los datos?

Puede exponerse a sanciones, multas, riesgos reputacionales y problemas operativos. Además, la falta de trazabilidad dificulta responder solicitudes dentro de plazo.

¿La automatización ayuda a cumplir esta ley?

Sí. Automatizar procesos permite reducir errores manuales, asignar responsables, mantener evidencia y dar seguimiento a solicitudes relacionadas con tratamiento de datos.

¿Qué áreas de una empresa deberían involucrarse?

No solo el área legal. También participan:

• Marketing

• TI

• eCommerce

• Atención al cliente

• RRHH

• Operaciones

• Logística

• Seguridad de la información
  
  

El verdadero desafío es construir operaciones más trazables

La nueva Ley de Protección de Datos está obligando a muchas empresas a enfrentar un problema que ya existía hace años: procesos críticos gestionados de forma manual y con poca visibilidad.

Y aunque el riesgo regulatorio es importante, el impacto operativo puede ser incluso mayor. Porque cuando una operación crece, también crecen:

• Los sistemas.

• Las integraciones.

• Los canales.

• Los datos.

• La complejidad de coordinarlos correctamente.

Por eso, el desafío además de cumplir una normativa es construir procesos capaces de sostener crecimiento, omnicanalidad y escalabilidad sin perder control operativo en el camino.

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